Verandermanagement binnen een organisatie

Verandermanagement wordt toegepast wanneer er veranderingen plaatsvinden binnen een organisatie. Het is een managementvorm gebaseerd op verschillende theorieën. Een uitgebreide verandermanagement-theorie is het 8-stappen veranderingsmodel van Kotter. Veranderingen binnen organisaties vinden vaak plaats op gebied van werkmethoden, structuur en cultuur. Veranderingen staan niet op zichzelf en hebben invloed op de gehele organisatie. Duidelijk wijzigingsbeheer en sterk verandermanagement ondersteunt collega’s binnen een organisatie om veranderingen effectief door te voeren. Belangrijk hierbij is dat de collega’s een goed gevoel bij de veranderingen hebben en bereid zijn om er met enthousiasme aan mee te werken.

Verandermanagement volgens de 8 stappen van Kotter

John Kotter heeft een verandermanagement-theorie ontwikkeld waarin acht succesfactoren worden beschreven. Om veranderingen binnen organisaties te laten slagen moeten, volgens Kotter, de volgende acht fasen worden doorlopen:

• Fase 1: Gevoel voor urgentie creëren/versterken

Het is van belang dat alle collega’s binnen de organisatie het besef hebben dat de verandering(en) noodzakelijk zijn. De collega’s moeten weten waarom er veranderingen worden gerealiseerd binnen de organisatie en welke problemen daarmee worden voorkomen en/of opgelost. 

• Fase 2: Leidende coalitie vormen

Bepaal eerst welke leiders de veranderingen doorvoeren en bepaal erna pas wat de leiders doorvoeren. De leidende coalitie moet bestaan uit collega’s diepgeworteld in de organisatie. Zij moeten de collega’s ondersteunen en enthousiasmeren bij de verandering(en), maar tegelijkertijd ook kritisch ingesteld zijn.

• Fase 3: Geschikte visie en strategie ontwikkelen

De gevormde leidende coalitie ontwikkelt een geschikte visie en strategie. Deze zijn concreet, realistisch en niet te ingewikkeld. Denk goed om wat voor verandering het gaat en waarom deze plaatsvindt. In deze fase wordt de rol van elke collega verduidelijkt en het veranderproces gepland. 

• Fase 4: Het communiceren van de visie

De collega’s moeten weten waar zij aan toe zijn, zo wordt onzekerheid voorkomen en vertrouwen gekweekt. Communiceer de visie daarom op een geloofwaardige manier naar de collega’s. De collega’s horen van de leidende coalitie wat hen te doen staat en krijgen een veilig gevoel door de manier van communiceren. Zichzelf kwetsbaar opstellen is hierbij van belang voor de leidende coalitie. 

• Fase 5: Draagvlak creëren

Het is van belang om draagvlak voor de verandering te ontwikkelen. De leidende coalitie moet barrières wegnemen die de verandering (eventueel) moeilijk maken. Een aantal voorbeelden van deze barrières zijn niet-werkende systemen, incapabele huisvestingen en slechte faciliteiten.

• Fase 6: Behaal en vier korte termijn successen

Zorg dat er ‘quick wins’ behaald worden en maak deze transparant voor alle collega’s. Door deze quick wins te vieren ontstaat er meer geloof in de visie en strategie bij alle collega’s. Daarnaast is het vieren van succes een beloning voor de medewerkers die hard werken aan de te realiseren verandering(en).

• Fase 7: Verandering vasthouden en doorzetten

Quick wins zijn geen reden om te denken dat het gehele veranderingsproces is voltooid. Er moet nog veel gebeuren en de collega’s mogen niet verslappen. Het is van belang om te ondervinden wat goed heeft gewerkt en wat niet goed heeft gewerkt om de quick wins te behalen. Op basis daarvan worden bepaalde werkzaamheden doorgezet en andere werkzaamheden anders aangepakt dan voorheen. In deze fase ligt de nadruk op afstemming, fine-tuning en moet het gevoel van urgentie op peil blijven.

Fase 8: De verandering borgen

De doorgevoerde verandering wordt in deze fase verankerd. De verandering houdt niet uit zichzelf stand, deze moet namelijk met regelmaat worden gemeten, geëvalueerd en bijgestuurd. In de praktijk zien we vaak dat deze fase achterblijft en daarom de verandering langzaam verdwijnt.

Verandermanagement toepassen, ja of nee?

De motivatie voor verandermanagement is per organisatie verschillend. Sommige organisaties zijn er dringend aan toe en andere organisaties helemaal niet. De noodzaak om te veranderen ontstaat vaak doordat een organisatie door een crisis heen gaat. Daarnaast hebben organisaties ook het gevoel dat alles net een stukje beter moet. Denk jij na over verandering binnen jouw organisatie? Vraag jezelf af wat voor verandering je wil doormaken en waarom. Denk goed na of je deze uitdaging aankan en kijk ook naar je concurrenten.