Wie dagelijks of wekelijks vergadert heeft vast wel eens te maken met vergaderingen die alles behalve effectief zijn. Minuten en soms zelfs uren gaan voorbij zonder dat er ook maar enigszins iets nuttigs uit is gekomen. Eigenlijk wordt er alleen maar vergadert om te vergaderen. Denk je dat het tijd is voor verandering? Lees dan snel verder want in deze blog geven we je een aantal tips om efficiënter te vergaderen!
Kies een effectieve locatie
De juiste locatie is essentieel voor een goede en effectieve vergadering. De locatie schept namelijk de basis voor een goede, open sfeer om op de juiste manier met elkaar te communiceren. Voor je belangrijkste vergaderingen is het belangrijk dat deze op een externe locatie plaatsvindt. De deelnemers zijn op deze manier op elkaar gericht en worden niet beïnvloed door de omgeving. Probeer maar eens te vergaderen in de natuur. Je merkt al meteen een groot verschil omdat de natuur er automatisch voor zorgt dat je brein creatiever werkt. De locatie zorgt voor inspiratie, rust en je bouwt op deze manier ook nog eens aan je teambuilding.
Bereid je goed voor
Een goede structuur is de basis voor een succesvolle vergadering. Bepaal voordat de vergadering begint welke punten er besproken worden en stuur deze naar de genodigden. Zo ontstaat er geen misverstand over wat er besproken wordt. Tijdens de vergadering mogen er geen nieuwe agendapunten ingediend worden. Het is hierbij heel belangrijk dat dit wordt gecommuniceerd naar alle aanwezigen!
Begin écht op tijd!
Begint de vergadering om 10:00 uur, maar is nog niet iedereen aanwezig? Gewoon beginnen! Dit gaat anders ten koste van de rest en laatkomers mogen niet beloond worden. Zorg dat je op tijd begint, want tijd is kostbaar.
Zet alles klaar
Zorg ervoor dat alle faciliteiten voor de vergadering klaarstaan. Werkt het scherm? Zijn er flip overs? Staan er pennen? Dit zijn allemaal tijdrovende klusjes die vooraf gedaan dienen te worden. Met deze voorbereiding voorkom je dat de vergadering later start.
To-the-point
Een vergadering is geen sociale bijeenkomst! Uiteraard moet er op de werkvloer genoeg ruimte zijn om ook gesprekken te voeren buiten het werk om, maar de vergadering is hier niet het juiste moment voor. Plan bijvoorbeeld een vrijdagmiddagborrel in om de week met elkaar te bespreken. Er gaat namelijk ontzettend veel tijd verloren binnen vergaderingen door zaken te bespreken die er op dat moment helemaal niet toedoen.
Neem een pauze
Duurt een vergadering langer dan 1,5 uur? Dan is het goed om af en toe even een korte pauze in te lassen. Op deze manier krijgen de deelnemers de mogelijkheid om naar het toilet te gaan of even de benen te strekken.
Meer verhalen
Waarom werkplekbeheer uitbesteden in Nijmegen een slimme zet is
Ontdek de beste goedkope relatiegeschenken voor jouw bedrijf
De waarde van een goed afscheid cadeau: Cadeau-ideeën voor werknemers